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政府采购项目档案管理存在的问题及改进措施

作者: 张红虹 來源: 犍为县融媒体中心 發佈時間: 2019年05月12日 點擊數: 10566



政府採購項目檔案管理存在的問題及改進措施

作者:張紅虹?? 單位:犍為縣公共資源交易服務中心

政府採購項目檔案是反映政府採購活動的重要記錄和史料,包括政府集中採購機構和業務代理機構在進行政府採購項目過程中形成的文字、圖紙、圖表、聲象、紙質、磁盤、光盤等不同媒質載體的記錄。政府採購項目檔案在政府採購工作的重要作用日益顯著。

以問題為導向,創新舉措,紮實做好政府採購項目檔案管理工作,保證檔案資料的真實性、完整性,具有十分重要的意義。政府集中採購機構和業務代理機構應該高度重視政府採購項目檔案管理工作,進一步規範政府採購項目檔案管理,切實加強項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷燬的管理,確保政府採購項目檔案存放有序、查閲方便,嚴防毀損、散失。

一、政府採購項目檔案管理工作中存在的主要問題和原因

近年來,各地相關部門紛紛結合實際制定了採購項目檔案管理暫行辦法。但在實際採購項目檔案在收集範圍、分類標準 、整理方法、排列編目、歸檔期限的劃定等方面,仍然存在一定問題,具體表現為以下幾個方面:

1.檔案管理人員缺乏專業培訓,導致歸檔材料不完整。

首先,政府採購項目檔案管理部門很少有一些比較專業的工作人員,甚至有些檔案管理人員學歷較低,缺乏專業的工作培訓,缺乏基本檔案管理相關的知識技能,缺乏完成檔案管理工作的能力。有些政府採購項目裝檔存在漏項,採購的項目委託任務書,項目的前期準備材料,招標文件材料,開標文件材料,投標文件材料,評審文件材料,中標文件材料,大多數已完善。但是項目合同,驗收文件材料多有疏漏。其次,大部分從事檔案管理的相關工作人員缺乏基本操作使用計算機的技能,更不能利用各種現代化的數據技術將整個檔案內容進行相應的開發以及研究。

2.管理制度和設施不完善,造成檔案泄密。

部分政府採購中心內部沒有按照規定以及要求嚴格地完成每項採購活動,造成泄密。《政府採購法》第四章第四十二條規定:“採購人、採購代理機構對政府採購項目每項採購活動的採購文件應妥善保存,不得偽造、變造、隱匿或者銷燬 ”。然而,在實際工作中,有的採購單位在開標結束後,沒有徵求集採機構同意就把供應商的投標文件帶走,或項目負責人和採購人無意間把開標工程泄露出去,造成泄密。

二、完善政府採購項目檔案管理工作的思路與措施

1.加強學習培訓,不斷提升檔案管理工作人員的綜合素質。

首先,必須更新管理理念,不斷提升檔案管理工作人員自身的綜合素質。要從思想上高度重視政府採購項目檔案的管理。增強集採機構採購項目檔案的歸檔意識,加強對《政府採購法》《政府採購法實施條例》和《檔案法》等相關法律、法規的宣傳學習,發揮檔案管理工作的較大價值,為政府採購中心的正常運行以及發展提供更多有價值的信息資源。其次,結合政府採購中心的實際情況,組織相應的工作人員參加一些涉及專業知識、計算機知識等的綜合能力培訓活動,培養工作人員成為綜合能力較高的人才,為檔案管理工作打下堅實的人才基礎。

2.完善政府採購項目檔案管理制度,提高工作效率。

政府採購項目檔案管理工作實際上涉及各個方面,能夠準確地反映出政府採購中心整體的項目開展情況,所以必須建立一個科學合理的檔案管理制度,加強項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷燬的管理,建立健全政府採購項目檔案查閲、複製登記制度。確保政府採購項目檔案存放有序、查閲方便,嚴防毀損、散失。通過實踐證明,建立完善的管理制度,能夠有效提升檔案管理工作的效率。

3.多措並舉,着力提高檔案管理水平。

不斷加強政府採購中心各個層面人員對檔案管理工作的認識具有重要的意義。受到各種因素的影響以及制約,政府採購項目檔案管理工作實際上並沒有充分發揮自身的價值,一些項目負責人只有在需要檔案的時候才想起檔案工作。因此,在新常態背景下,需要加強政府採購中心內部對檔案管理工作的管理意識,科學、系統地完成政府採購項目檔案資源的管理工作,完成檔案管理工作的開發利用,並充分利用現代化的技術手段,做好每一項工作。同時要加大對政府採購項目檔案管理的實際投入,得到資金以及人員的大力支持,不斷改善檔案工作的環境,利用先進的科學技術,實現大數據的檔案管理。還可以結合實際情況,適當聘請退休的檔案管理工作人員,這些工作人員擁有非常豐富的工作經驗,利用他們掌握的豐富專業知識,幫助完善政府採購項目的檔案管理制度,從事對檔案資源進行科研的工作,發揮現代的技術力量,較終實現政府採購項目檔案管理工作自身具有的較大價值。

綜上所述,政府採購項目檔案管理屬於一項非常複雜的系統工程,管理水平以及管理的質量能夠直接影響整個政府採購中心順利的發展。這就需要建立並完善政府採購項目檔案管理工作制度,並做好管理工作的責任劃分;提升工作人員對檔案管理相關工作重要性的認識;積極引進各種先進的技術手段,實現檔案現代化管理,為政府採購中心的檔案管理工作打下良好的基礎;利用完善的管理模式為政府採購中心內部的工作提供有價值的信息資源,保證政府採購中心工作的順利進行,推動政府採購中心的不斷進步與發展。

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